IT-Beratung (Softwareauswahl, -Einführung, -Anpassung & Co.)

In den letzten Jahren ist der Anteil der reinen IT-Beratung an unser Arbeit stetig gewachsen. Kein Wunder: Standen Sie schon einmal vor der Aufgabe, Hardware und/oder Software auszuwählen, anzupassen und einzuführen? Dann kennen Sie die Odyssee, die vielen Kunden blüht, wenn sie sich unbegleitet auf diesen Weg begeben.

• Immer mehr Unternehmen sehen sich immer mehr, sehr präzisen Anforderungen Ihrer Geschäftspartner (Lieferanten/Zulieferer/Kunden) ausgesetzt: Nicht nur wegen der immer weiter verbreiteten Zertifizierung (TS 16949. ISO, etc.) - doch wie setzt man das in IT-Lösungen um?

• Daten in der "Cloud" und "SaaS" (Cloud-Computing/Software as a Service: Dabei findet die Datenhaltung nicht mehr auf Ihrem Server, sondern im Internet statt), oder doch besser lokal?

• Wie stellt man es am besten an, eine klare Orientierung zu bekommen über das, was man eigentlich braucht?

• Eigene, unternehmensinterne - vielleicht jahrelang gepflegte - Prozesse und Abläufe ändern oder die Programme und Lösungen ändern und anpassen?

• Wie formuliert man den eigenen Bedarf, braucht es dazu wirklich Workshops und Pflichtenhefte?

• Wie setzt man im Bereich IT die richtigen Prioritäten (...erst die TFT-Monitore und dann die Datensicherung oder besser umgekehrt, auch wenn die reizvolle Optik lockt...)?

• Der Markt an Angeboten für Hard- und Software ist unüberschaubar groß - wie gewinnt man da den Durchblick?

• Wo findet man den richtigen, den passenden Lösungspartner, den richtigen IT-Betreuer, Was sind die entscheidenden Kriterien zur Auswahl von Lösungen und Partnern?

• Wie gelingt die erfolgreiche Umsetzung von IT-Projekten (über 50 Prozent aller IT-Projekte scheitern, werden nicht im geplanten Zeitrahmen fertig oder sprengen das geplante Budget)?

• Wo bekommt man verständliche Informationen auf "hochdeutsch", damit Sie eine wirklich rundum gute Entscheidung treffen können?

Beim Strategiewechsel in Sachen Hard- und Software gibt es zwar viele Chancen, aber auch viele Fallen, in die man tappen kann. Es lohnt sich also, das Ganze strukturiert anzugehen. Mit einem Partner, der hersteller- und anbieterneutral über Erfahrung, Professionalität, einen hohen Selbstanspruch verfügt, und das Projekt aus Ihrem Blickwinkel angeht.


Eine wahre Begebenheit mit Lerneffekt...

Eine besonders eindrückliche Geschichte zeigt vielleicht besonders anschaulich, in welche Fallen man bei der Softwareauswahl tappen kann - und wie man diese zielsicher umschifft: Vor einiger Zeit wurden wir gebeten, eine dieser üblichen Softwarepräsentationen durchzuführen, der Kontakt war über eine Empfehlung zustande gekommen, also standen die Zeichen eigentlich günstig.

Als wir bei dem Unternehmen ankamen, waren dort schon ca. 35 "Zuschauer" versammelt, das Ganze hatte die Stimmung einer Filmvorführung: Vorne war schon der Beamer aufgebaut, Dreifachsteckdose lag parat in Reichweite... Eigentlich also perfekte Bedingungen, und dennoch haben wir nicht präsentiert: Stattdessen habe ich den Geschäftsführer beiseite genommen und ihn gefragt: "Sagen Sie bitte, wie oft haben Sie diese Art der "Vorführung" schon gehabt?" Der Inhaber antwortete: "Wir haben uns bisher 4 Lösungen angeschaut, konnten uns aber noch nicht entscheiden. Zwei Lösungen waren sogenannte Branchenlösungen, die beiden anderen waren Standardsoftware." Ich fragte zurück: "Und, wie lange hat das so jeweils gedauert?" Seine Antwort: "Ach so zwischen 2,5 und 4 Stunden je Termin." "Also haben Sie bisher so mindestens ca. 12 Stunden eingesetzt, multipliziert mit - sagen wir einmal 25 Mitarbeitern - das macht in Summe also bisher so gut und gerne an die 6.000 Euro, setzt man mal einen moderaten Stundensatz von 20 Euro an?" Das betretene Gesicht des Gesprächspartners war Antwort genug. "Ok, wie würden Sie das denn angehen?"

Wir schlugen vor, zunächst mal alle Mitarbeiter wieder an ihre Arbeitsplätze zu schicken - bis auf diejenigen, die wirklich an der Entscheidung beteiligt waren. Dann setzten wir uns zusammen, und prüften erst einmal, ob die für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit unverzichtbare "gute Chemie" vorhanden war, bzw. sich herstellen ließ - das war der Fall. Dann sind wir miteinander von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz gegangen, und haben uns von den Mitarbeitern einzeln erläutern lassen, inwiefern sie die bisherige Lösung bei einer flüssigen Arbeit immer wieder hemmt und behindert, welche Funktionen wünschenswert wären usw. Und das war teileise richtig spannend...

Zum Beispiel das Thema Buchführung

Die erste Station führte uns in die Buchhaltung. Ich glaube sie hieß Frau Müller. Sie reagierte zunächst auf unsere Frage etwas skeptisch, hatte sie es doch vorher, während ihrer jahrzehnte währenden Berufslaufbahn, noch nie erlebt, dass sie jemand nach den Vor- und Nachteilen der im Unternehmen eingesetzten Software befragt hätte, sie gar in den Entscheidungsprozess mit einbezieht. Sobald ihr allerdings klar war, dass das ernst gemeint war, legte sie so richtig los: "Also nehmen wir mal Intrastat, das kostet mich geschlagene 4 Tage pro Monat, und dann dieses Hin und Her mit den Formularen...!" Als wir ihr Büro verließen, hatten wir eine schöne kompakte Liste mit im Gepäck!

Nach diesem Beispiel war unserem Gesprächspartner klar, dass sich unsere Strategie bewährt, und wir setzten unsere "Tour" durch das Unternehmen fort.

Nach einer Woche, die wir nutzen, um unsere "Hausaufgaben" zu machen, kam es dann zur eigentlichen Präsentation. Hier gingen wir dann - Punkt für Punkt - auf die Aspekte ein, die uns die Mitarbeiter geschildert hatten, und zeigten, wie die von uns bevorzugte Lösung an die Sache herangeht, skizzierten an diversen Beispielen, wie sich Routineaufgaben rationalisieren lassen und wie sich dank ausgeklügelter Funktionen Wege abkürzen lassen, kurz: Wie eine passende Lösung Effizienzgewinne erzeugt.

Natürlich haben wir den gesamten Vorgang danach auch handwerklich sauber aufbereitet (Pflichtenhefterstellung, Funktionsbeschreibung, Kalkulation des Anpassungsaufwandes, etc.), das wichtigste jedoch war: Der Kunde hat am Ende genau die Lösung bekommen, die sowohl von den Funktionen wie kaufmännisch zu ihm passte!


Die richtige Strategie: Schritt für Schritt



Die gelungene Optimierung von Hard- und Software ist das Ergebnis einer konsequent angewandten, richtigen Strategie. Kennt man den Plan dafür und wendet ihn auch an, gelingt es, sich durch den Dschungel an Möglichkeiten derart geschickt hindurchzumanövrieren, dass am Ende ein positives Projektfazit dabei herauskommt. Hier die Schritte im Einzelnen:

1. Schritt: Selbstanalyse/Workshop mit IT-Berater
Gehen Sie die Schritte, den wir in dem Beispiel oben mit dem interessierten Unternehmen gegangen sind, einmal praktisch in Ihrem Unternehmen durch, und beachten Sie dabei nicht nur die Aspekte, die Ihnen sofort ins Auge springen, bzw. die den latenten oder Konkreten Bedarf nach Optimierung ausgelöst haben (manchmal gibt es im Verborgenen viel wichtigere "Optimierungs-Baustellen" in Ihrem Unternehmen...). Das bedeutet konkret:

• Notieren Sie sich schriftlich die bereits bekannten Aspekte, warum Sie eine Optimierung vornehmen wollen

• Nehmen Sie Kontakt zu Ihren Geschäftspartnern auf, und ermitteln Sie, welche Anforderungen diese ggf. schon haben, die jetzt durch Ihre bestehende Hard-/Software nicht abgedeckt oder aufwändig manuell bearbeitet werden müssen, und welche Anforderungen in naher Zukunft dort geplant sind (Es wäre schließlich blöd, wenn Sie feststellen, dass solch eine Anforderung just in dem Moment formuliert wird, wo Sie glaubten, Sie hätten Ihr Projekt gerade erfolgreich abgeschlossen).

• Wiederholen Sie diesen Vorgang in möglichst allen Bereich in Ihrem Unternehmen durch Interviews mit den Mitarbeitern vor Ort! Sie werden oft erstaunt feststellen, dass nur vor Ort die wirklich guten Impulse versteckt sind...!

• Wenn Sie diesen Prozeßschritt mit einer Berater, mit einem Begleiter vornehmen, lassen Sie ihn den gesamten Weg mitgehen. Sie sichern sich damit die Chance, von seinen Erfahrungen in Sachen Optimierung von Abläufen und Prozessen zu profitieren!

2. Schritt: Definition der Anforderungen (Muss-, Kann- und Sollanforderungen)
Definieren Sie die Anforderungen nach Priorität! Das ist nicht zuletzt eine gute Vorbereitung für qualifizierte Anfragen bei Lösungspartnern und ggf. für ein Lasten-/Pflichtenheft! Am Abschluss dieses Projektschrittes lautet die wichtigste Frage: "Lässt sich das Ziel mit der bestehenden Lösung erreichen (Regel: "Bewährtes bewahren!"), oder nicht?" Bei der Sichtung der Verhältnisse wie der ggf. neu auszuwälenden Angebote ist ein hohes Augenmerk auf die Wechselbeziehungen, Überlappungen und Schnittstellen zwischen mehreren Lösungen zu richten! Denn es gibt eigentlich niemals nur eine Gesamtlösung von einem Anbieter, die alles abgdeckt (... mindest sind meist auch so Lösungen wie Office-Anwendungen, eMail & Co., ggf. auch CRM, ggf. CAD, etc. zu integrieren).

3. Falls ja weiter mit dem> Umsetzungsplan, falls nein > Auswahl der neuen Anbieter (Marktrecherche)
Stellt sich heraus, dass Sie bestehende Infrastrukturen zum Beispiel durch releasefeste Ergänzungsprogrammierung, den Wechsel in eine höherwertige, leistungsfähigere Version oder dergleichen, abbilden können, dann können Sie sich die Schritte Anbietersuche und -auswahl, usw. sparen. Fällt die Antwort "Nein!" aus, dann folgt als nächste Aufgabe die Marktrecherche. Bei der Marktrecherche sind externe Berater besonders wertvoll: Während Sie sich weiter auf Ihr Alltagsgeschäft konzentrieren können (...schließlich geht Ihr Geschäft ja weiter!); kümmert er sich darum:

• Ist Ihre Aufgabenstellung tatsächlich so individuell, dass sich eine Individualösung rechnet, oder ist es nicht besser, eine Standard- oder Branchenlösung vorzuziehen (Eine Individualprogrammierung hat zwar die Chance, sehr passgenau auf Ihren Bedarf zu antworten, jedoch auch den "Haken", dass man sich schnell einem Anbieter ausliefert. Gerät der mal ins Straucheln, hängt man schnell selbst daran...).

• Ist es besser, eine im Markt bereits etablierte Branchenlösung vorzuziehen, oder hängen Sie Ihre Wettbewerber eher ab, indem Sie eine Standardlösung entsprechend anpassen?

• Der Berater durchsucht den Markt der Anbieter und Partner nach grundsätzlich passenden Unternehmen, nimmt Kontakt zu ihnen auf, und leuchtet auch deren Hintergründe aus (Bestehen, ordentlicher Auftritt, Erfahrungen, Kapitalausstattung, Leistungsfähigkeit, Referenzen, etc.).

• Schließlich nimmt der Berater eine Vorauswahl vor, und fordert die konkreten Angebote an.

4. Untersuchung der Angebote/Möglichkeiten auf Passgenauigkeit, Referenzen, etc.
Je nach Komplexität stellt man danach die Ergebnisse der Angebotsrunde in einer Matrix dar, sortiert unpassende Anbieter aus, und geht mit Anbietern, die eher zu passen scheinen, in Detailgespräche.

5. Entscheidung, Budget, Projektleitung, beteiligte Personen, Zeitplan, Meilensteine
In dieser Phase werden

• die Entscheidung getroffen;

• das endgültige Budget und für beide Seiten faire Zahlungsbedingungen angestimmt (üblich und ratsam ist es, nach Teilprojektabschnitten zu honorieren);

• die Projektleitung und Vertreter bestimmt (sowie die verantwortlichen Ansprechpartner bei allen Beteiligten);

• die Art und Weise der Kommunikation geklärt (eMail-Verteiler, Treffen, etc.);

• der Zeitplan abgestimmt und verabschiedet (Achtung: Pufferzeiten einplanan! Besser, man hat Zeit geplant, und braucht sie nicht, als man braucht Zeit, und hat sie nicht! Unter Druck entsehen selten selten gute Lösungen und in der Regel steigt unter Anspannung die Fehlerquote und Kreativität!);

• die Meilensteine werden gesetzt und geeignet überwacht (autmatische Wiedervorlagen);

6. Umsetzung, Zwischenstände fixieren
Viele Projekte scheitern noch kurz vor deren erfolgreicher Vollendung, weil Pläne nicht eingehalten werden, mitten im Projekt immer neue Anforderungen formuliert werden (ist meist darauf zurückzuführen, dass bei der Definition geschlampt wurde, und es an Disziplin mangelt), es an einer konsequenten Umsetzung mangelt, oder Zeitpläne ohne Rücksicht auf die tatsächlichen Möglichkeiten erstellt wurden. Diesen Prozess zu überwachen und gegebenenfalls steuernd einzugreifen, ist Aufgabe des Projektleiters! Je nach Größenordnung des Projektes ist es ratsam, Zwischenschritte einzubauen, die analog zu Bauabschnitten bei der Errichtung eines Gebäudes (Baugrube ausheben, Kellergeschoß, Rohbau, etc.), Teilabnahmen ermöglichen, die im schlimmsten Fall auch den Wechsel des Partnes ermöglichen.

7. Projektabschluss, Auswertung, Dokumentation
Die neue Hardware ist beschafft, konfiguriert und installiert, die bestehende Software ist aufgewertet, erweitert oder die neue Software ist beschafft, konfiguriert und angepasst - damit ist das Projekt an sich noch nicht wirklich beendet! Jetzt ist es ratsam, sich um so unangenehme und ungeliebte Aufgaben wie die Dokumentation und die Auswertung zu kümmern. Gern werden diese Aufgaben auf "später" vertagt, bleiben sie jedoch dann allzuoft auch auf Ewig unerledigt! Das rächt sich spätestens beim ersten Serviceeinsatz... Außerdem ist es hilfreich, mindestens noch einmal kurz und komprimiert das Gesamtprojekt Revue passieren zu lassen, so halten Sie Ihre Lernerfahrungen fest - für´s nächste Mal! Denn das wird so sicher kommen, wie sich die Bedingungen ständig verändern, ständig weiterentwickeln...

Entscheiden Sie selbst, ob Ihnen dieser Prozess in Eigenregie gelingt - immer mehr Unternehmen engagieren dafür lieber einen erfahrenen "Lotsen" - ähnlich den Kapitänen, die sich zwar auf den sieben Weltmeeren gut auskennen, sich aber dennoch während einer Hafeneinfahrt einen Lotsen an Bord nehmen, der sich in diesem "Spezialthema" besonders gut auskennt. Für diesen Bereich bieten wir eine Reihe von hilfreichen und bewährten Arbeitshilfen und Checklisten an.
Bitte fordern Sie diese bei uns an! Sprechen wir doch darüber!

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